Người phụ trách quà Trung Thu thường không thiếu ý tưởng; phần khó là biến ý tưởng thành một đề xuất đủ rõ để cấp quản lý phê duyệt nhanh. Một email tốt cần trả lời được năm câu hỏi: tặng ai, vì sao tặng, số lượng bao nhiêu, ngân sách thế nào và khi nào phải chốt.
Dưới đây là bộ mẫu email xin duyệt quà Trung Thu doanh nghiệp 2026 dành cho HR, hành chính, marketing và bộ phận mua hàng. Anh chị có thể sao chép rồi thay nội dung trong ngoặc vuông. Những mẫu này là công cụ vận hành, không thay thế quy trình phê duyệt riêng của từng doanh nghiệp.
Trước khi gửi: chuẩn bị một dòng tóm tắt
Người duyệt thường đọc trên điện thoại. Vì vậy, hãy đặt quyết định cần duyệt ngay trong hai dòng đầu:
Kính đề nghị anh/chị phê duyệt chủ trương quà Trung Thu 2026 cho [nhóm người nhận], số lượng dự kiến [x] phần, ngân sách trần [x] đồng/phần. Hạn cần phản hồi: [ngày/giờ] để kịp tiến độ lựa chọn và giao nhận.
Nếu chưa có đủ dữ liệu, đừng điền một con số như thể đã chốt. Hãy ghi rõ đâu là dự kiến, đâu là mức trần và đâu là thông tin đang chờ nhà cung cấp xác nhận.
Mẫu 1: Xin duyệt chủ trương và ngân sách sơ bộ
Tiêu đề: Đề xuất chủ trương quà Trung Thu 2026 – cần duyệt trước [ngày]
Kính gửi [anh/chị/bộ phận],
Nhằm [tri ân đối tác/chăm sóc khách hàng/ghi nhận nhân viên] dịp Trung Thu 2026, em đề xuất triển khai quà tặng cho nhóm [người nhận].
Thông tin sơ bộ:
- Số lượng dự kiến: [x] phần; ngày khóa danh sách: [ngày].
- Ngân sách đề xuất: [x] đồng/phần; ngân sách trần dự kiến: [x] đồng.
- Thời điểm cần nhận quà: [ngày]; hình thức nhận/giao: [tập trung hoặc nhiều điểm].
- Tiêu chí bắt buộc: [quy cách, thiệp, hồ sơ mua hàng, yêu cầu khác cần xác minh].
Kính đề nghị anh/chị duyệt [chủ trương/ngân sách trần] trước [ngày, giờ] để em xin phương án và báo giá chi tiết. Sau bước này, em sẽ trình lại cấu hình cuối trước khi xác nhận.
Trân trọng,
[Tên – bộ phận – số điện thoại]
Mẫu 2: Trình hai hoặc ba phương án để lựa chọn
Tiêu đề: Trình duyệt phương án quà Trung Thu 2026 – [tên nhóm người nhận]
Kính gửi [anh/chị/bộ phận],
Theo ngân sách đã thống nhất, em đã tổng hợp [hai/ba] phương án. Bảng so sánh đính kèm gồm: cấu hình phần quà, chi phí dự kiến, số lượng, lịch giao, các hạng mục đi kèm và điều kiện cần xác nhận.
- Phương án A: [mô tả ngắn] – phù hợp khi ưu tiên [tiêu chí].
- Phương án B: [mô tả ngắn] – phù hợp khi ưu tiên [tiêu chí].
- Phương án C: [nếu có] – phù hợp khi ưu tiên [tiêu chí].
Đề xuất của em: chọn phương án [x] vì [lý do gắn với người nhận và ngân sách, không dùng nhận xét cảm tính]. Kính đề nghị phản hồi trước [ngày, giờ]. Các thông tin về tồn, tiến độ, giao nhận và hồ sơ chỉ được xem là xác nhận sau khi có văn bản cuối từ nhà cung cấp.
Trân trọng,
[Tên – bộ phận]
Mẫu 3: Xin duyệt danh sách và số lượng cuối
Tiêu đề: Xác nhận số lượng cuối – quà Trung Thu 2026 – hạn [ngày]
Kính gửi [các đầu mối],
Vui lòng kiểm tra danh sách người nhận tại [liên kết/tệp] và phản hồi các thay đổi trước [ngày, giờ]. Sau thời điểm này, số lượng được dùng để làm việc với nhà cung cấp là [x] phần, gồm [x] giao tập trung và [x] giao theo danh sách.
Mỗi bộ phận vui lòng xác nhận: họ tên hoặc đơn vị nhận, số điện thoại khi cần cho giao nhận, địa chỉ, khung giờ, đầu mối phụ trách và ghi chú đặc biệt. Chỉ thu thập thông tin thực sự cần thiết cho việc giao quà và giới hạn quyền truy cập tệp.
Nếu không có phản hồi trước hạn, em sẽ xử lý theo [quy tắc nội bộ đã được thống nhất].
Trân trọng,
[Tên – bộ phận]
Mẫu 4: Xin duyệt thay đổi phát sinh
Tiêu đề: Cần phê duyệt thay đổi quà Trung Thu 2026 – ảnh hưởng [chi phí/tiến độ/số lượng]
Kính gửi [người duyệt],
So với phương án đã duyệt ngày [ngày], hiện có thay đổi: [mô tả một câu]. Ảnh hưởng dự kiến:
- Số lượng: từ [x] thành [y].
- Ngân sách: thay đổi [x] đồng hoặc đang chờ xác nhận.
- Lịch giao: [không đổi/thay đổi như sau].
- Rủi ro nếu quyết định sau [mốc thời gian]: [nêu cụ thể, không phóng đại].
Em đề xuất [phương án xử lý] và cần phản hồi trước [ngày, giờ]. Sau khi được duyệt, em sẽ yêu cầu nhà cung cấp xác nhận lại bằng văn bản.
Trân trọng,
[Tên – bộ phận]
Mẫu 5: Xác nhận phương án đã duyệt để tránh lệch thông tin
Tiêu đề: Biên nhận quyết định – quà Trung Thu 2026 – phiên bản [ngày/giờ]
Kính gửi [các bên liên quan],
Em xác nhận phương án đang được triển khai theo quyết định ngày [ngày]: [tên/phương án], số lượng [x], tổng ngân sách được duyệt [x], ngày cần nhận [x], địa điểm [x] và đầu mối nhận [x].
Các hạng mục còn chờ xác nhận: [liệt kê hoặc ghi “không có”]. Mọi thay đổi sau email này cần được tổng hợp qua [đầu mối] để tránh nhiều phiên bản song song.
Trân trọng,
[Tên – bộ phận]
Ba lỗi khiến email xin duyệt bị trả lại
- Chỉ gửi ảnh mà không có cấu hình bằng chữ: người duyệt không biết chính xác phần quà gồm gì.
- Nêu đơn giá nhưng thiếu tổng ngân sách: chi phí giao nhận, thiệp hoặc dự phòng có thể bị bỏ sót.
- Không có hạn phản hồi: mọi người đều nghĩ vẫn còn thời gian, trong khi lịch mua hàng không tự dừng lại.
Đường đi ngắn nhất sau khi được duyệt
- Khóa nhóm người nhận, số lượng và ngân sách trần.
- Chuẩn bị yêu cầu báo giá thống nhất.
- So sánh phương án theo cùng một bộ tiêu chí.
- Xác nhận lịch giao và người chịu trách nhiệm.
- Lưu một phiên bản cuối để nghiệm thu.
Xem thêm 9 thông tin cần chuẩn bị khi xin báo giá và checklist đặt quà Trung Thu doanh nghiệp.
Nếu doanh nghiệp tại Huế đã có số lượng, ngân sách và ngày cần nhận, anh chị có thể xem hướng dẫn quà Trung Thu doanh nghiệp tại Huế hoặc gửi yêu cầu tư vấn cho Như Ý Cố Đô. Phương án cụ thể sẽ được xác nhận theo thông tin và khả năng phục vụ tại thời điểm trao đổi.
Cần tổng hợp toàn bộ nội dung địa phương? Xem trang Bánh Trung Thu Huế 2026.